Restauração de Documentos: Como é feita?

A restauração de documentos é uma medida que recupera documentos que já estejam degradados.

O que é uma ajuda para aqueles documentos que são imprescindíveis de se ter impressos.

Sabe por que hoje em dia está cada vez mais em alta os documentos digitalizados?

Além da economia de papel, o que por si só já ajuda a diminuir a poluição do meio ambiente, evita problemas de danos e perdas, devido à sua natureza frágil e orgânica.

Se não houver cuidado na produção, manuseio e armazenamento do papel, isso irá diminuir o seu tempo de uso, afinal o papel não é um material tão durável.

De acordo com a legislação brasileira, muitos documentos empresariais e/ou jurídicos são feitos de papel e necessitam de armazenamento por um longo período de tempo.

Isso naturalmente acaba causando algum tipo de degradação aos documentos.

Fizemos este artigo, para esclarecer como é feita a restauração de documentos, sua conservação e a importância de digitalizá-los.

Restauração de Documentos: Como é feita?

Para que você possa entender sobre a restauração de documentos, confira abaixo todo o processo.

Planificação do papel e reparos

Este momento requer mais atenção e delicadeza no processo.

Prepara-se equipamentos adequados para auxiliar nesta tarefa, como:

• Pincéis
• Goma de carboximetil
• Celulose
• Papel japonês com a densidade tonal mais próxima do documento original.

Por este motivo, é importante ter um local tranquilo e adequado.

É um trabalho delicado que exige concentração em todas as etapas e qualquer erro pode significar a perda do documento.

Se o seu documento estiver apenas enrugado, é usado um pincel para aplicar cola em toda a superfície para torná-la mais lisa possível.

Se o documento tiver pequenos rasgos, ele pode ser colado em papel japonês.

Os documentos devem ser preenchidos em papel grosso.

Quando o processo estiver concluído, é pressionado objetos pesados ​​no papel.

Em seguida, é retirado o objeto para ver se o documento está adequado para uso.

Higienização

O primeiro passo em qualquer restauração é desinfetar o papel.

O documento deve ser limpo com um pano seco para remover qualquer poeira que possa se acumular nele.

É usado um cotonete para revestir a folha de borracha TKS no papel, com uma leve fricção em movimentos circulares.

É possível usar um bisturi para remover as manchas escuras causadas pelo envelhecimento do papel.

Sempre que for preciso consertar um documento com muitas folhas, será preciso deslizar suavemente o papel para remover a poeira.

Após a desmontagem do documento, é feita a desinfecção e a retirada da cola nas pontas das folhas.

Ação de Restauração de Registro Civil

Antes de falar da restauração de um registro civil, é importante destacar que ela é permitida de acordo com o art 109 da Lei de Registros Públicos.

Os registros que podem ser restaurados são:

• Certidão de Nascimento
• Certidão de Casamento
• Certidão de Óbito
• Matrícula de Imóvel.

A ação de restauração de registro Civil tem como objetivo, restaurar um documento que já existiu, mas que se perdeu seja por incêndio ou falha humana.

Para isso, é possível entrar com uma ação explicando ao juiz o ocorrido e pedindo que seja emitido um novo registro.

Para isso é necessário:

1. Provar que o registro não está mais disponível e que existiu: será necessário pedir ao cartório onde o documento estava arquivado, a Negativa do Registro explicando por qual razão ele não existe mais
2. Os documentos que comprovam os fatos do registro em questão que você deseja restaurar: para isso será necessário apresentar todos os documentos relacionados à pessoa que você queira fazer o registro (certidão de casamento, óbito, habilitação de casamento, RG, enfim todos os documentos possam ser úteis).

As ações de restauração costumam tramitar de forma rápida.

Desde que os documentos acima sejam apresentados e seja demonstrado o prejuízo pelo qual a pessoa, está sendo submetido por falta do registro da certidão.

O prazo pode variar de 1 a 6 meses ou até um pouco mais, depende do juiz que for julgar a ação e da quantidade de trabalho que o fórum tem acumulado.

Se o processo de restauração for feito incorretamente, isso pode trazer um resultado contrário ao esperado, inclusive inutilizando de vez o documento.

Como os documentos devem ser conservados?

A preservação das informações, a integridade física e a qualidade do acesso às informações, são algumas das finalidades da conservação de documentos.

Tendo isso em mente, faz-se necessário adotar algumas medidas como:

• Manter os documentos em ambiente limpo, isso evita o acúmulo de fungos e ácaros
• Não consumir alimentos nos locais onde os documentos estão armazenados, isso vai evitar insetos
• Ter cuidado com a temperatura do ambiente. Se a temperatura e umidade do ambiente estiverem altas, isso pode acelerar a deterioração e a proliferação de fungos e bactérias.

Existem alguns cuidados que são importantes para a preservação de documentos, entre eles temos:

• Usar luvas para manusear os documentos
• Limpar constantemente o local onde o acervo fica armazenado
• Ter cuidado para não rasgar, amassar, dobrar ou grampear os documentos
• Não fazer uso de fitas adesivas diretamente no documento.

Na hora de guardar os documentos existem alguns cuidados que precisam ser adotados:

• Dar preferência por materiais de qualidade
• Guardar os documentos em caixas-arquivos de tamanho adequado. Não colocar documentos a mais do que as caixas suportam
• Não fazer uso de nenhum tipo de material que possa marcar e ou danificar os documentos
• Fazer uso de embalagens que não amassem os documentos.

Quais são os elementos que degradam os papéis?

Seja a curto, médio ou longo prazo, são várias as situações que podem provocar degradação a um documento.

Segundo o Tribunal Superior do Trabalho, existem alguns agentes que danificam os documentos, destacamos 4 deles:

• Físicos
• Químicos
• Biológicos
• Ambientais.

Físicos:

• Luminosidade: a luz é um dos fatores mais agravantes na degradação de documentos
• Temperatura: o papel se deteriora com o tempo mesmo em boas condições de conservação
• Umidade: o excesso de umidade deteriora muito mais do que a ausência.

Químicos:

• Acidez do papel: os papéis brasileiros apresentam um alto índice de acidez, somado a isso o efeito das altas temperaturas presentes em países tropicais e subtropicais e uma variação de umidade relativa, torna desfavorável para a conservação de documentos em papel
• Poluição atmosférica: a celulose é atacada pelos ácidos, o que torna a poluição atmosférica uma das principais causas de degradação química
• Tintas: por ser um dos compostos mais importantes, tente a ser um dos que mais se degrada.

Biológicos:

• Insetos: os insetos têm causado graves danos a arquivos e bibliotecas, destruindo documentos preciosos. (Os insetos mais comuns são traças e baratas)
• Fungos: decompõem a celulose e produzem um pigmento que mancha os documentos
• Roedores: os ratos são responsáveis por degradar mais 20% do total de documentos.

Ambientais:

• Ventilação: quando há pouca aeração, favorece ao desenvolvimento de agente biológicos
• Poeira: a presença de pó, pode favorecer o desenvolvimento de agentes biológicos.

Por que digitalizar os documentos?

A digitalização de documentos é um processo desenvolvido para tornar o armazenamento de informações mais eficiente e seguro.

Muitas empresas adotaram esta solução para salvar cópias digitais de seus documentos mais importantes e evitar a perda total se a qualidade for comprometida.

Você pode continuar digitalizando totalmente os documentos da sua empresa e manter apenas os documentos no formato físico exigido por lei.

O que é muito adequado para quem deseja gerir o seu negócio eletronicamente.

As vantagens da digitalização incluem:

• Economia de recursos e consumíveis
• Maior flexibilidade na busca e acesso a informações
• Maior produtividade
• Menos espaço de arquivo
• Processos internos simplificados
• Maior segurança de dados.

Não se esqueça disso mesmo que decida entregar os seus documentos para que terceiros façam essa restauração.

É fundamental escolher alguém ou uma empresa que tenha experiência no assunto.

Lembre-se que existem alguns cuidados básicos que devem ser feitos regularmente.

Adotar medidas de conservação e preservação dos documentos é fundamental para ter uma maior longevidade do documento.

Os principais cuidados são higienizar periodicamente e fazer sempre a manutenção do arquivo onde os documentos ficam armazenados.

Além de manter a temperatura entre 18 e 22 °C e a umidade relativa entre 45% a 55%, para garantir um ambiente adequado de conservação dos documentos.

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